Zaznacza się, iż ostateczna decyzja o dofinansowaniu zostaje podjęta po dokładnym rozpatrzeniu merytoryki przedsięwzięcia, przeanalizowaniu możliwości finansowych SSPG oraz stwierdzeniu zgodności wydatków z dyscypliną finansów publicznych. W przypadku wątpliwości zaleca się kontakt z Zastępcą Przewodniczącego SSPG ds. Finansowo-Gospodarczych.

Kontakt mailowy w sprawie dofinansowań następuje tylko i wyłącznie za pośrednictwem adresu wnioskodawcy widniejącego w sekcji Kontakt bądź zdefiniowanego w Zarządzeniu.

Zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków SSPG:

  1. Podstawą rozpatrzenia wniosku jest prawidłowe wypełnienie formularza i przedłożenie wszystkich wymaganych dokumentów zawartych w Zarządzeniu Zastępcy ds. Finansowo-Gospodarczych
  2. Wnioski o dofinansowanie należy składać co najmniej 14 dni roboczych przed rozpoczęciem przedsięwzięcia z wyłączeniem lipca, sierpnia i września.
  3. Wnioski są rozpatrywane zwykle w terminie do 7 dni roboczych. Zastępca ds. Finansowo-Gospodarczych może wyznaczyć inny termin rozpatrzenia wniosku, lecz nie dłuższy niż 30 dni kalendarzowych.
  4. Zastępca ds. Finansowo-Gospodarczych może zmniejszyć kwotę dotacji lub jej nie przyznać, jeśli stwierdzi niegospodarność lub niecelowość wydatków.
  5. W formie papierowej do biura Zarządu SSPG lub elektronicznej do Zastępcy Przewodniczącego ds. Finansowo-Gospodarczych należy złożyć:
    • zgodę na przeprowadzenie przedsięwzięcia (w przypadkach, gdy jest wymagana),
    • opinie Działu Zamówień Publicznych (z wyjątkiem kosztów wymienionych w punkcie 7.),
    • zatwierdzone przez Radców Prawnych PG wzory umów (w przypadkach, gdy są wymagane).
  6. Niżej wymienione rodzaje kosztów są finansowane bez potrzeby konsultowania ich z Działem Zamówień Publicznych (DZP). We wszelkich przypadkach zaleca się kontakt Zastępcą Przewodniczącego SSPG ds. Finansowo-Gospodarczych.
    • wydatki na bilety kolejowe (Polskie Koleje Państwowe) oraz autobusowe,
    • opłaty konferencyjne,
    • wydatki na noclegi poza terenem miast Gdańsk, Gdynia i Sopot,
    • koszty obciążone notą wewnętrzną Politechniki Gdańskiej.
  7. Poprawnie złożony wniosek wymaga kolejno akceptacji:
    • Przewodniczącego SSPG/Zastępcy Przewodniczącego SSPG ds. Finansowo-Gospodarczych,
    • Kierownika DSS,
    • Prorektora ds. kształcenia.
  8. Wszystkie faktury muszą być wystawiane na kwoty nie wyższe niż te uwzględnione w składanym wniosku. Dane do rachunków:

    • Politechnika Gdańska Samorząd Studentów ul. Narutowicza 11/12 80-233 Gdańsk NIP: 584–020–35–93

  9. Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać:
    • dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
    • strony kupna - sprzedaży: dostawcę i odbiorcę,
    • specyfikację przedmiotu transakcji: nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę, wartość,
    • dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
    • podsumowania: cyframi i słownie,
    • informacje o uzgodnionych terminach i formie zapłaty (data wystawienia najpóźniej w dniu inicjatywy studenckiej, data sprzedaży musi być datą inicjatywy studenckiej),
    • informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne.

    • UWAGA: Studenci nie są uprawnieni do podpisywania jakichkolwiek dokumentów w imieniu Uczelni bez posiadania stosownego upoważnienia jej Władz.

  10. Etapy rozliczania wniosku:

    • opisanie dokumentów numerem wniosku, którego dotyczy dany dokument (XXX/20XX/ESF/SSPG), opisem czego dotyczy dana faktura oraz imieniem i nazwiskiem osoby wnioskującej,

    • załączenie do dokumentów listy uczestników zawierającej imiona, nazwiska, numery indeksów oraz nazwy wydziałów,
    • złożenie dokumentów w Biurze Zarządu SSPG (Bratniak, pok. 215),
    • złożenie wymaganych dokumentów w formie papierowej lub elektronicznie,
    • Wszystkie etapy muszą odbyć się w terminie uwzględniającym 7-dniowy okres rozliczania dokumentów przez Kwesturę PG (w praktyce zalecane jest wykonanie tych czynności bezzwłocznie).
  11. Wydziałowym Radom Studentów,  które nie mają swoich regulaminów, oraz organizacjom studenckim, które nie przedstawią swoich statutów i sprawozdań finansowych ze swojej działalności w roku poprzednim (jeśli była prowadzona) zostaje zawieszone finansowanie od Samorządu do końca roku.
  12. W trakcie wakacji okres rozpatrywania wniosków jest mocno wydłużony, ze względu na to, iż jest to okres urlopowy administracji Politechniki Gdańskiej. Rozpatrywanie wniosków w tym okresie może trwać ponad miesiąc.
  13. Wszystkie zasady ubiegania się o dofinansowanie z budżetu SSPG są opisane w Zarządzeniu.

UWAGA: Sprawozdania organizacji studenckich, w tym kół naukowych, należy sporządzić i dostarczyć zgodnie z pismem Prorektorki ds. studenckich. Wszystkie niezbędne informacje znajdują się na stronie Działu Spraw Studenckich.

Załączniki na rok 2026

Zarządzenie finansowe 2026 (pdf, 245.81kB)

Załącznik nr. 1 (xlsx, 62.72kB)

Załącznik nr. 2 (docx, 64.19kB)