Zaznacza się, iż ostateczna decyzja o dofinansowaniu zostaje podjęta po dokładnym rozpatrzeniu merytoryki przedsięwzięcia, przeanalizowaniu możliwości finansowych SSPG oraz stwierdzeniu zgodności wydatków z dyscypliną finansów publicznych. W przypadku wątpliwości zaleca się kontakt z Z-cą Przewodniczącego SSPG ds. finansowo - gospodarczych.
Kontakt mailowy w sprawie dofinansowań następuje tylko i wyłącznie za pośrednictwem adresu wnioskodawcy widniejącego w sekcji 'Kontakt' bądź zdefiniowanego w Zarządzeniu.
Zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków SSPG:
- Podstawą rozpatrzenia wniosku jest prawidłowe wypełnienie formularza i przedłożenie wszystkich wymaganych dokumentów zawartych w Zarządzeniu Zastępcy ds. Finansowo - Gospodarczych
- Wnioski o dofinansowanie należy składać co najmniej 14 dni roboczych przed rozpoczęciem przedsięwzięcia z wyłączeniem lipca, sierpnia, września i grudnia.
- Wnioski są rozpatrywane zwykle w terminie do 7 dni roboczych. Zastępca ds. Finansowo - Gospodarczych może wyznaczyć inny termin rozpatrzenia wniosku, lecz nie dłuższy niż 30 dni kalendarzowych.
- Zastępca ds. Finansowo-Gospodarczych może zmniejszyć kwotę dotacji lub jej nie przyznać, jeśli stwierdzi niegospodarność lub niecelowość wydatków.
- Wszelkie wnioski o dofinansowanie są składane za pośrednictwem Elektronicznego Systemu Finansowania w systemie eSSPG.
- W formie papierowej do biura Zarządu SSPG należy złożyć:
- podpisany wniosek
- zgodę na przeprowadzenie przedsięwzięcia (w przypadkach, gdy jest wymagana),
- opinie Działu Zamówień Publicznych (z wyjątkiem kosztów wymienionych w punkcie 7.) wraz z badaniem rynku,
- zatwierdzone przez Radców Prawnych PG wzory umów (w przypadkach, gdy są wymagane).
- Niżej wymienione rodzaje kosztów są finansowane bez potrzeby konsultowania ich z Działem Zamówień Publicznych (DZP). We wszelkich przypadkach zaleca się kontakt Zastępcą Przewodniczącego SSPG ds. finansowo – gospodarczych.
- podpisany wniosek
- zgodę na przeprowadzenie przedsięwzięcia (w przypadkach, gdy jest wymagana),
- opinie Działu Zamówień Publicznych (z wyjątkiem kosztów wymienionych w punkcie 7.) wraz z badaniem rynku,
- zatwierdzone przez Radców Prawnych PG wzory umów (w przypadkach, gdy są wymagane).
- Poprawnie złożony wniosek wymaga kolejno akceptacji:
- Przewodniczącego SSPG / Zastępcy Przewodniczącego SSPG ds. finansowo – gospodarczych,
- Kierownik DSS,
- Prorektora ds. kształcenia.
- Wszystkie faktury muszą być wystawiane na kwoty nie wyższe niż te uwzględnione w składanym wniosku. Dane do rachunków:
-
Politechnika Gdańska Samorząd Studentówul. Narutowicza 11/12 80-233 Gdańsk NIP: 584–020–35–93
-
- Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać:
- dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
- strony kupna - sprzedaży: dostawcę i odbiorcę,
- specyfikację przedmiotu transakcji: nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę, wartość,
- dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
- podsumowania: cyframi i słownie,
- informacje o uzgodnionych terminach i formie zapłaty (data wystawienia najpóźniej w dniu inicjatywy studenckiej, data sprzedaży musi być datą inicjatywy studenckiej),
- informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne.
-
UWAGA: Studenci nie są uprawnieni do podpisywania jakichkolwiek dokumentów w imieniu Uczelni bez posiadania stosownego upoważnienia jej Władz.
- Etapy rozliczania wniosku:
-
opisanie dokumentów numerem wniosku, którego dotyczy dany dokument (XXX/201X/ESF/SSPG), opisem czego dotyczy dana faktura oraz imieniem i nazwiskiem osoby wnioskującej,
- załączenie do dokumentów listy uczestników zawierającej imiona, nazwiska, numery indeksów oraz nazwy wydziałów,
- złożenie dokumentów w Biurze Zarządu SSPG (Bratniak, pok. 215),
- złożenie sprawozdania (finansowego oraz z wydarzenia) w ciągu 14 dni od zakończenia wydarzenia (jednak nie później niż do 21 grudnia) w Biurze Zarządu SSPG (Bratniak, pok. 215) w dwóch kopiach. Sprawozdawać się musi osoba podana we wniosku jako „osoba rozliczająca”. Nie zaakceptowanie sprawozdania skutkuje brakiem możliwości dalszego finansowania przedsięwzięć przez okres 12 miesięcy.
- Wszystkie etapy muszą odbyć się w terminie uwzględniającym 7-dniowy okres rozliczania dokumentów przez Kwesturę PG (w praktyce zalecane jest wykonanie tych czynności bezzwłocznie).
-
- WRS, które nie mają swoich regulaminów oraz organizacje studenckie i koła naukowe, które nie przedstawią swoich statutów (przy pierwszym składaniu wniosków w roku kalendarzowym) oraz sprawozdań finansowych oraz z działalności za rok poprzedni mają zawieszony dostęp do środków finansowych.
- W trakcie wakacji okres rozpatrywania wniosków jest mocno wydłużony, ze względu na to, iż jest to także okres urlopowy nie tylko dla studentów, ale też administracji Politechniki Gdańskiej. Rozpatrywanie wniosków w tym okresie może trwać ponad miesiąc.
- Wszystkie zasady ubiegania się o dofinansowanie z budżetu SSPG są opisane w Zarządzeniu.
UWAGA: Złożenie sprawozdania finansowego do SSPG nie zwalnia Kół Naukowych i Organizacji z obowiązku sprawozdania się Rektorowi za pośrednictwem DSS.
Załączniki na rok 2024
Treść Zarządzenia 2024 (pdf, 218.69kB)
Załącznik nr. 1 (xlsx, 65.55kB)