Zaznacza się, iż ostateczna decyzja o dofinansowaniu zostaje podjęta po dokładnym rozpatrzeniu merytoryki przedsięwzięcia, przeanalizowaniu możliwości finansowych SSPG oraz stwierdzeniu zgodności wydatków z dyscypliną finansów publicznych. W przypadku wątpliwości zaleca się kontakt z Z-cą Przewodniczącego SSPG ds. finansowo - gospodarczych.

Kontakt mailowy w sprawie dofinansowań następuje tylko i wyłącznie za pośrednictwem adresu wnioskodawcy widniejącego w sekcji 'Kontakt' bądź zdefiniowanego w Zarządzeniu.

Zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków SSPG:

  1. Podstawą rozpatrzenia wniosku jest prawidłowe wypełnienie formularza i przedłożenie wszystkich wymaganych dokumentów zawartych w Zarządzeniu Zastępcy ds. Finansowo - Gospodarczych
  2. Wnioski o dofinansowanie należy składać co najmniej 14 dni roboczych przed rozpoczęciem przedsięwzięcia z wyłączeniem lipca, sierpnia, września i grudnia.
  3. Wnioski są rozpatrywane zwykle w terminie do 7 dni roboczych. Zastępca ds. Finansowo - Gospodarczych może wyznaczyć inny termin rozpatrzenia wniosku, lecz nie dłuższy niż 30 dni kalendarzowych.
  4. Zastępca ds. Finansowo-Gospodarczych może zmniejszyć kwotę dotacji lub jej nie przyznać, jeśli stwierdzi niegospodarność lub niecelowość wydatków.
  5. Wszelkie wnioski o dofinansowanie są składane za pośrednictwem Elektronicznego Systemu Finansowania w systemie eSSPG.
  6. W formie papierowej do biura Zarządu SSPG należy złożyć:
    • podpisany wniosek
    • zgodę na przeprowadzenie przedsięwzięcia (w przypadkach, gdy jest wymagana),
    • opinie Działu Zamówień Publicznych (z wyjątkiem kosztów wymienionych w punkcie 7.) wraz z badaniem rynku,
    • zatwierdzone przez Radców Prawnych PG wzory umów (w przypadkach, gdy są wymagane).
  7. Niżej wymienione rodzaje kosztów są finansowane bez potrzeby konsultowania ich z Działem Zamówień Publicznych (DZP). We wszelkich przypadkach zaleca się kontakt Zastępcą Przewodniczącego SSPG ds. finansowo – gospodarczych.
    • podpisany wniosek
    • zgodę na przeprowadzenie przedsięwzięcia (w przypadkach, gdy jest wymagana),
    • opinie Działu Zamówień Publicznych (z wyjątkiem kosztów wymienionych w punkcie 7.) wraz z badaniem rynku,
    • zatwierdzone przez Radców Prawnych PG wzory umów (w przypadkach, gdy są wymagane).
  8. Poprawnie złożony wniosek wymaga kolejno akceptacji:
    • Przewodniczącego SSPG / Zastępcy Przewodniczącego SSPG ds. finansowo – gospodarczych,
    • Kierownik DSS,
    • Prorektora ds. kształcenia.
  9. Wszystkie faktury muszą być wystawiane na kwoty nie wyższe niż te uwzględnione w składanym wniosku. Dane do rachunków:

    • Politechnika Gdańska Samorząd Studentówul. Narutowicza 11/12 80-233 Gdańsk NIP: 584–020–35–93

  10. Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać:
    • dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
    • strony kupna - sprzedaży: dostawcę i odbiorcę,
    • specyfikację przedmiotu transakcji: nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę, wartość,
    • dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
    • podsumowania: cyframi i słownie,
    • informacje o uzgodnionych terminach i formie zapłaty (data wystawienia najpóźniej w dniu inicjatywy studenckiej, data sprzedaży musi być datą inicjatywy studenckiej),
    • informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne.

    • UWAGA: Studenci nie są uprawnieni do podpisywania jakichkolwiek dokumentów w imieniu Uczelni bez posiadania stosownego upoważnienia jej Władz.

  11. Etapy rozliczania wniosku:

    • opisanie dokumentów numerem wniosku, którego dotyczy dany dokument (XXX/201X/ESF/SSPG), opisem czego dotyczy dana faktura oraz imieniem i nazwiskiem osoby wnioskującej,

    • załączenie do dokumentów listy uczestników zawierającej imiona, nazwiska, numery indeksów oraz nazwy wydziałów,
    • złożenie dokumentów w Biurze Zarządu SSPG (Bratniak, pok. 215),
    • złożenie sprawozdania (finansowego oraz z wydarzenia) w ciągu 14 dni od zakończenia wydarzenia (jednak nie później niż do 21 grudnia) w Biurze Zarządu SSPG (Bratniak, pok. 215) w dwóch kopiach. Sprawozdawać się musi osoba podana we wniosku jako „osoba rozliczająca”. Nie zaakceptowanie sprawozdania skutkuje brakiem możliwości dalszego finansowania przedsięwzięć przez okres 12 miesięcy.
    • Wszystkie etapy muszą odbyć się w terminie uwzględniającym 7-dniowy okres rozliczania dokumentów przez Kwesturę PG (w praktyce zalecane jest wykonanie tych czynności bezzwłocznie).
  12. WRS,  które nie mają swoich regulaminów oraz organizacje studenckie i koła naukowe, które nie przedstawią swoich statutów (przy pierwszym składaniu wniosków w roku kalendarzowym) oraz sprawozdań finansowych oraz z działalności za rok poprzedni mają zawieszony dostęp do środków finansowych.
  13. W trakcie wakacji okres rozpatrywania wniosków jest mocno wydłużony, ze względu na to, iż jest to także okres urlopowy nie tylko dla studentów, ale też administracji Politechniki Gdańskiej. Rozpatrywanie wniosków w tym okresie może trwać ponad miesiąc.
  14. Wszystkie zasady ubiegania się o dofinansowanie z budżetu SSPG są opisane w Zarządzeniu.

UWAGA: Złożenie sprawozdania finansowego do SSPG nie zwalnia Kół Naukowych i Organizacji z obowiązku sprawozdania się Rektorowi za pośrednictwem DSS.

Załączniki na rok 2024

Treść Zarządzenia 2024 (pdf, 218.69kB)

Załącznik nr. 1 (xlsx, 65.55kB)

Załącznik nr. 2 (docx, 45.89kB)

Załącznik nr. 3 (docx, 45.68kB)