Zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków SSPG:

1. Podstawą rozpatrzenia wniosku jest prawidłowe wypełnienie formularza i przedłożenie wszystkich wymaganych dokumentów zawartych w Zarządzeniu Zastępcy ds. Finansowo - Gospodarczych
2.Wnioski o dofinansowanie należy składać co najmniej 10 dni roboczych przed rozpoczęciem przedsięwzięcia z wyłączeniem lipca, sierpnia, września i grudnia.
3. Wnioski są rozpatrywane zwykle w terminie do 7 dni roboczych. Zastępca ds. Finansowo - Gospodarczych może wyznaczyć inny termin rozpatrzenia wniosku, lecz nie dłuższy niż 30 dni kalendarzowych.
4. Zastępca ds. Finansowo-Gospodarczych może zmniejszyć kwotę dotacji lub jej nie przyznać, jeśli stwierdzi niegospodarność lub niecelowość wydatków.
5. Wszelkie wnioski o dofinansowanie są składane za pośrednictwem Elektronicznego Systemu Finansowania w systemie eSSPG.
6.W formie papierowej do biura Zarządu SSPG należy złożyć:

• • podpisany wniosek
  • zgodę na przeprowadzenie przedsięwzięcia (w przypadkach, gdy jest wymagana),
  • opinie Działu Zamówień Publicznych (z wyjątkiem kosztów wymienionych w punkcie 7.) wraz z badaniem rynku,
  • zatwierdzone przez Radców Prawnych PG wzory umów (w przypadkach, gdy są wymagane).

7. Niżej wymienione rodzaje kosztów są finansowane bez potrzeby konsultowania ich z Działem Zamówień Publicznych (DZP):

• • bilety PKP, PKS,
  • opłaty konferencyjne,
  • usługi gastronomiczne na terenie Trójmiasta – przetarg DSS,
  • noclegi poza terenem Trójmiasta,
  • koszty obciążane notą wewnętrzną PG.

We wszelkich przypadkach zaleca się kontakt Zastępcą Przewodniczącego SSPG ds. finansowo – gospodarczych.
8. Poprawnie złożony wniosek wymaga kolejno akceptacji:

• • Przewodniczącego SSPG / Zastępcy Przewodniczącego SSPG ds. finansowo – gospodarczych,
  • Kierownik DSS,
  • Prorektora ds. kształcenia.

9. Wszystkie faktury muszą być wystawiane na kwoty nie wyższe niż te uwzględnione w składanym wniosku. Dane do rachunków:

Politechnika Gdańska Samorząd Studentów ul. Narutowicza 11/12 80-233 Gdańsk NIP: 584–020–35–93

10. Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać:

• • dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
  • strony kupna - sprzedaży: dostawcę i odbiorcę,
  • specyfikację przedmiotu transakcji: nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę, wartość,
  • dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
  • podsumowania: cyframi i słownie,
  • informacje o uzgodnionych terminach i formie zapłaty (data wystawienia najpóźniej w dniu inicjatywy studenckiej, data sprzedaży musi być datą inicjatywy studenckiej),
  • informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne.

Uwaga! Studenci nie są uprawnieni do podpisywania jakichkolwiek dokumentów w imieniu Uczelni bez posiadania stosownego upoważnienia jej Władz.
11. Etapy rozliczania wniosku:

• • opisanie dokumentów numerem wniosku, którego dotyczy dany dokument (XXX/201X/ESF/SSPG), opisem czego dotyczy dana faktura oraz imieniem i nazwiskiem osoby wnioskującej,
  • załączenie do dokumentów listy uczestników zawierającej imiona, nazwiska, numery indeksów oraz nazwy wydziałów,
  • złożenie dokumentów w Biurze Zarządu SSPG (Bratniak, pok. 215),
  • złożenie sprawozdania (finansowego oraz z wydarzenia) w ciągu 14 dni od zakończenia wydarzenia (jednak nie później niż do 21 grudnia) w Biurze Zarządu SSPG (Bratniak, pok. 215) w dwóch kopiach. Sprawozdawać się musi osoba podana we wniosku jako „osoba rozliczająca”. Nie zaakceptowanie sprawozdania skutkuje brakiem możliwości dalszego finansowania przedsięwzięć przez okres 12 miesięcy.

Wszystkie etapy muszą odbyć się w terminie uwzględniającym 7-dniowy okres rozliczania dokumentów przez Kwesturę PG (w praktyce zalecane jest wykonanie tych czynności bezzwłocznie).
12.  WRS,  które nie mają swoich regulaminów oraz organizacje studenckie i koła naukowe, które nie przedstawią swoich statutów (przy pierwszym składaniu wniosków w roku kalendarzowym) oraz sprawozdań finansowych oraz z działalności za rok poprzedni mają zawieszony dostęp do środków finansowych.
13. W trakcie wakacji okres rozpatrywania wniosków jest mocno wydłużony, ze względu na to, iż jest to także okres urlopowy nie tylko dla studentów, ale też administracji Politechniki Gdańskiej. Rozpatrywanie wniosków w tym okresie może trwać ponad miesiąc.
14. Wszystkie zasady ubiegania się o dofinansowanie z budżetu SSPG są opisane w Zarządzeniu. Załączniki do zarządzenia: Załącznik-1-Preliminarz, Załącznik-2-Sprawozdanie-Koła-i-Organizacje, Załącznik-3-Sprawozdanie-WRS.

UWAGA: Złożenie sprawozdania finansowego do SSPG nie zwalnia Kół Naukowych i Organizacji z obowiązku sprawozdania się Rektorowi za pośrednictwem DSS.